Påmelding
Sportslig utvalg i klubben gjør en vurdering av hvilke lag som bør delta i de respektive seriene. Dette vurderes ut ifra sportslig utbytte, nivå på laget og annet tilbud i egen klubb/region. Sportslig utvalgs vurderinger (forankret i styret) presenteres for de respektive lag, og det tas en beslutning om deltagelse i aktuell serie etter at trenere, spillere og foreldre har fått informasjon om sportslige og økonomiske konsekvenser og har godkjent dette. Det er klubben som gjør påmeldingen. Klubben informerer lagene om hvilke helger det er satt opp kamper, så fort dette foreligger. Dette kan også finnes i appen «Min Basket».
Forutsetninger for påmelding av lag til region Øst/vest:
- Laget forplikter seg til å stille på arrangementer i regi av Region Nord de helger de ikke er på reise.
- 10 eller flere spillere takker ja til deltakelse alle helger med de økonomiske og sportslige krav, samt potensiell tidsbruk som deltakelse medfører.
- Deltakende spillere med foreldre må godkjenne de økonomiske belastninger en slik deltakelse vil få før påmelding er aktuelt.
- Laget må kunne stille med 1-2 voksenpersoner til hver reisehelg (antall avhenger av om trener har anledning til å reise med, se punkt under)
Deltagelse hovedtrener/foreldretrener
For å bedre utnytte hovedtrener i klubben er det ønskelig at det er en balanse mellom hovedtreners reisetid med de ulike lagene, samt at klubben ønsker å benytte seg av hovedtrener også til arrangering av f.eks. camper, spillerutvikling og trenerutvikling i helgene, hjemme i Tromsø. På denne måten blir hovedtreners kompetanse benyttet på flere spillere/trenere i klubben enn kun til lagene han/hun er trener for. For å få til dette er klubben avhengig av at assistenttrenere og foreldretrenere kan reise som lagleder med aktuelle lag til seriespill i region øst/vest.
Økonomi
Lag som deltar i seriespill i region øst/vest må dekke det meste av kostnader selv (se tabell).
| Utgift | Kostnad | Dekkes av |
| Påmelding | Ca. 15000 per lag per sesong | Klubben |
| Kost trener | Ca. 1000 kr per helg | Klubben |
| Flybillett trener | Ca. 700 – 2500 kr | Laget |
| Overnatting trener | Ca. 1800 – 2000 kr per helg | Laget |
| Transportutgifter trener | Ca. 100 – 150 kr per helg | Laget |
| Flybillett reiseleder | Ca. 1500 – 2500 kr | Laget |
| Overnatting reiseleder | Ca. 1800 – 2000 kr per helg | Laget |
| Transportutgifter reiseleder | Ca. 100 – 150 kr per helg | Laget |
| Flybilletter spiller | Ca. 700 – 1000 kr | Spiller |
| Overnatting spiller | Ca. 600 – 1000 kr per helg | Spiller |
| Transportutgifter spiller | Ca. 100 – 150 kr per helg | Spiller |
| Kost spiller | Ca. 1000 – 1200 kr per helg | Spiller |
| Dommerutgifter | 200 – 350kr per hjemmekamp | Laget |
Reiseleder
Alle lag skal ha en reiseleder med på reise ved deltagelse i Region Øst/Vest. Se for øvrig dokument «Retningslinjer for foreldre som er reiseleder» på klubbens hjemmeside. I tillegg til de generelle retningslinjene for reiseleder følger det med en del oppgaver som reiseleder ved seriespill i Region Øst/Vest.
Sekretariat
Reiseleder har ansvar for sekretariatet i alle hjemmekamper. Sekretariatet behøver 3 personer til følgende oppgaver:
- Føre elektronisk kampskjema*
- Registrere kamphendelser (tid, score) på scoreboard
- 24-sekunderstidtaking (kun i region øst)
* Fra høsten 2020 skal alle regionserier med unntak av Easybasket kjøres med elektronisk kampskjema. NBBF har laget en forenklet versjon som skal innføres i alle regionserier nå fra høsten 2020. Dette vil medføre at man kan få live oppdatering hvordan kampen går via basket.no eller Min Basket app for alle regionskampene. I tillegg vil resultater med tabeller bli oppdatert umiddelbart etter endt kamp. Mer informasjon om dette kommer fra klubben.
Reiseleder må gjerne utføre en av oppgavene selv. Videre kan man undersøke om andre Tromsø-lag reiser samme helg og har reiseleder med som kan bidra i sekretariatet. Hvis andre Tromsø-lag er tilstede kan man også bruke spillere fra dette laget i sekretariatet. Hvis man fortsatt ikke har nok folk til sekretariatet kan man kontakte motstanderlaget i aktuelle kamper og høre om de har foreldre som kan bidra. Dette kan enkelt gjøres ved å gå inn i Min Basket app, finn aktuelle kamp, trykk på motstander, tykk på info, kontaktpersoner.
Dommerutgifter
Reiseleder har ansvar for å betale dommerne i hjemmekamper. Dommerskjema kan lastes ned fra klubbens hjemmeside. Ett skjema per hjemmekamp medbringes på reise.
Dommerskjema fylles ut og utgiftene vippses til dommer. Disse utgiftene dekkes av laget. Laget beholder dommerskjema (skal ikke leveres til klubben).
Rigging
Reiseleder har ansvar for rigging av sekretariat og lagbenker på hjemmekamper – hvis dette ikke allerede er gjort.
Bestilling av flybilletter
Laget bestiller flybilletter. Det er opp til laget hvordan dette gjøres. Noen lag gjør en felles bestilling av flybilletter, og dette gjøres ofte av reiseleder. Andre lag gjør det slik at reiseleder bestiller sin flybillett, og informerer laget om dette. Deretter bestiller spillerne individuelt sine flybilletter. Laget bestiller også flybillett til trener. Hvis trener skal coache flere lag samme helg må det avklares hvilket av lagene som bestiller flybillett til trener. SAS har sportsreiser for medlemmer av idrettslag (oppgi Norges Basketballforbund). Billettene er fleksible og kan avbestilles, men er ofte ikke det billigste alternativet. Norwegian har billige ungdomsbilletter ved bruk av kampanjekode «UNDER26».
Bestilling av overnatting
Laget bestiller overnatting. Det er vanlig at en forelder (ofte reiseleder) bestiller overnatting for spillere, reiseleder og trener. Hvis trener skal coache flere lag samme helg må det avklares hvilket av lagene som bestiller overnatting til trener. Scandic tilbyr idrettspris ved sine hoteller (oppgi avtalekode for Norges Basketballforbund – D000025214) ved bestilling. Nordic Choice tilbyr også sportspriser. Det kan være lurt å sjekke hvor kampene skal spilles og evt. velge overnattingssted som ligger nærmest hallene det skal spilles i når det gjelder kollektivtransport.